IntraConnect Blog

Herzlich Willkommen in unserem Blog! Wir möchten Ihnen eine Informationsplattform zu aktuellen IT-Themen bieten, insbesondere im Hinblick auf Modernes Arbeiten mit Microsoft 365, IT-Sicherheit in der Cloud sowie Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Darüber hinaus gewähren wir Ihnen einen kleinen Einblick in unser Unternehmen, unsere Erfahrungen und Kompetenzen. Viel Spaß beim Lesen.

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Ausbildungsplan mit Plan(ner): So bringen Sie Struktur in die Ausbildung

In wenigen Wochen startet das neue Ausbildungsjahr. Dann kommen neue Mitglieder ins Team, die mit Lerninhalten, Aufgaben, Regeln und Kommunikation vertraut gemacht werden müssen. Eine klar strukturierte Ausbildung in einer gut vorbereiteten Umgebung schafft inhaltliche Klarheit und sorgt für Orientierung bei Azubi und Ausbilder während der gesamten Ausbildungszeit. Mircosoft Planner ist dafür ein hilfreiches Planungs- und Arbeitstool. Wir nutzen Planner integriert in Microsoft Teams zur Organisation der kompletten Ausbildungsinhalte und haben gute Erfahrungen damit gesammelt, die ich gern hier teilen möchte.

Grafik Ausbildung Frau mit Büchern

LERNZIELE DEFINIEREN - INHALTE PLANEN

Ob duales Studium oder Ausbildung – der betriebliche Ausbildungsplan, oft ein mehrseitiges Dokument, gibt die sachliche und zeitliche Gliederung der Ausbildungsinhalte vor. Darüber hinaus stellt sich Frage: „Welche Fachkenntnisse und Fähigkeiten sollen die Auszubildenden am Ende der Ausbildung erlangt haben, damit sie vollwertig im Team mitarbeiten können?“ Hier geht es neben fachlichen Kompetenzen vor allem um das Verstehen interner Prozesse. Einfache, oft für selbstverständlich gehaltene Aufgaben, wie die Nutzung des Outlook-Kalenders, das interne Informationsmanagement oder der Umgang mit Tools und Anwendungen, müssen vermittelt werden. Dies bedeutet, das Lernziele aus unterschiedlichen Bereichen zusammengebracht und strukturiert werden müssen.

TEAM BILDUNG

Ein separates Team „Bildung“ ist in unserer Teamsumgebung der zentrale Punkt für alle Informationen rund um Aus- und Weiterbildung. Hier gibt es für alle Auszubildenden einen eigenen Kanal. Außerdem haben wir die Kanäle „Organisation“ für die Kommunikation der Ausbilder sowie „Vorlagen“ erstellt. Letzterer enthält Templates für alle Ausbildungspläne. Für jeden Fachbereich existiert ein aktueller Plan mit allen Ausbildungsinhalten (z.B. Rahmenpläne der IHK oder Berufsakademie), der regelmäßg aktualisiert wird.

PLANUNG UND VORBEREITUNG

Im Rahmen des Onboarding eines Auszubildenden wird zunächst ein neuer Kanal erstellt. Anschließend werden die benötigten Pläne aus den Vorlagen hinzugefügt. Da Paul Ende August seine Ausbildung zum Fachinformatiker für Systemintegration bei der IntraConnect GmbH beginnt, besteht der Ausbildungsrahmenplan in unserem Fall aus den Plänen „Allgemein“, „IT-Grundausbildung“ und „Fachinformatiker für Systemintegration“.

AUFGABEN MÜSSEN KLAR SEIN

Die Auszubildenden sollen von Anfang an wissen, was sie erwartet und die Aufgaben in kleinen Schritten erarbeiten. Dabei ist es wichtig, dass sie den Zusammenhang zwischen dem Lernziel, dem Arbeitsauftrag und der Methode verstehen. Darüber hinaus sorgen klare Regeln für die Verlässlichkeit der Arbeitsbeziehungen. Um immer einen persönlichen Ansprechpartner an der Seite zu haben, bekommt jeder Auszubildende bei uns einen Mentor. Dieser kann phasenweise auch wechseln. Ausbildender und Mentor tragen die Verantwortung dafür, dass Aufgaben erledigt sowie Regeln vereinbart und eingehalten werden. So kann der Auszubildende schrittweise immer mehr Verantwortung übernehmen.

ARBEITEN MIT DEM PLANNER

In seinem Kanal findet der Auszubildene eine Übersicht über seine Aufgaben. Die Buckets der Pläne können zur Einteilung der Ausbildungsphasen oder für unterschiedliche Themenbereiche genutzt werden. Jeder Phase sind alle Aufgaben zugeordnet. Ausbilder und Auszubildender können nun zu Beginn jeder Praxisphase besprechen, welche Aufgaben in welchem Zeitrahmen und mit welcher Priorität bearbeitet werden sollen.

Die Aufgaben bieten hier zahlreiche Einstellungen, um weitere Informationen zu erfassen:

  1. Titel: Aussagekräftige Beschreibung der Aufgabe
  2. Verantwortliche Mitarbeiter, die bei der Erfüllung der Aufgaben unterstützen können
  3. Tags für zusätztliche Informationen
  4. Status der Bearbeitung
  5. Priorisierung der Aufgaben
  6. Start- und Fälligkeitsdatum
  7. Notizen für zusätzliche Erläuterungen, Links, etc.
  8. Checkliste – Teilschritte der Aufgabe
  9. Anlagen – erforderliche Dokumente hinzufügen
  10. Kommentare – z.B. für Rückfragen

Planner ermöglicht es, nach allen diesen Informationen zu filtern. Damit kann man jederzeit aus der Fülle der Aufgaben eine Teilansicht erstellen und behält so den Überblick.

ERLEDIGTE AUFGABEN

Wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist, wird sie einfach abgehakt und erscheint dann unter erledigte Aufgaben.

FAZIT

Microsoft Planner ist ein nützliches Tool für die Organisation der Ausbildungsinhalte im Unternehmen. Zahlreiche Detailinformationen und Filtermöglichkeiten schaffen Übersicht und Klarheit über die Aufgaben und deren Bearbeitsungsstatus. Der so erarbeitete Ausbildungsrahmenplan gibt den Auszubildenen Orientierung und führt wie ein roter Faden durch die gesamte Ausbildung. Wir arbeiten seit ca. einem Jahr mit diesem System und erhalten positives Feedback von unseren Azubis.

mandy heddergott

marketing manager | coo

mandy.heddergott@intraconnect.de

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