Cloud & Services , Go Digital | Mandy Heddergott

Mit Adobe Sign mehr Effizienz im Büroalltag

Der Einsatz von digitalen Tools kann den Büroalltag erheblich vereinfachen. Spätestens seit Corona und dem damit verbundenen Umzug ins Homeoffice gehören moderne Kommunikationslösungen für Chat und Video-Calls sowie Plattformen für Teamwork mehr und mehr zum Arbeitsalltag. Neben den Basistools für Kommunikation und der Arbeit an Dokumenten gibt es eine Vielzahl von digitalen Werkzeugen, die Geschäftsabläufe deutlich vereinfachen können. Ein solches Produktivitätstool ist Adobe Sign – eine führende Lösung für elektronische Unterschriften, die das Unterzeichnen von Dokumenten schneller, leichter und sicher macht. 

Damals und heute

Bis vor Kurzem wurden auch in unserem Unternehmen Unterschriften auf dem Papier erbracht. Bei einfachen internen Dokumenten mag der Aufwand noch überschaubar sein. Man erstellt das Dokument, druckt es aus und legt es dem Mitarbeiter ins Fach. Nachdem er es unterzeichnet hat, scannt man es wieder ein und legt es am gewünschten Speicherort ab. Gegebenenfalls wird noch eine Kopie für die Unterlagen gedruckt. Sind mehrere Signaturen zum Teil von externen Partnern erforderlich wird der Prozess schon komplexer und aufwändiger. 
Alles, was in irgendeiner Weise früher auf Papier von Hand signiert wurde, kann in der heutigen digitalen Zeit elektronisch gemacht werden. Die elektronische Signatur ist höherwertig als eine E-Mail mit Empfangsbestätigung und gilt für formfreie Vereinbarungen. Dazu gehören zum Beispiel Bestellungen, Aufträge, Verträge, Anträge, Empfangsbescheinigungen, Dokumentationen und Protokolle. 

Was ist eine elektronische Signatur?

Der Begriff der elektronischen Signatur ist seit Inkrafttreten der europäischen Signatur-Richtline eIDAS 2016 europaweit einheitlich neu geregelt worden. Bei einer „elektronischen Signatur“ handelt es sich demnach um Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet. Die elektronische Signatur ist eine rechtlich bindende Methode, um eine Einverständniserklärung oder eine Genehmigung zu einem digitalen Dokument oder Formular einzuholen.
Nicht zu verwechseln sind die Begriffe „digitale Signatur“ und  „elektronische Signatur“. Während elektronische Unterschriften unterschiedliche Methoden zur Authentifizierung von Unterzeichnern zulassen, bezieht sich die digitale Signatur auf eine ganz bestimmte Art von elektronischer Unterschrift und verwendet ein spezielles Verfahren. 

Sind elektronische Unterschriften von Adobe Sign rechtlich bindend?

Adobe Sign ist durch den sogenannten Prüfbericht und das eIDAS-konforme Zertifikat mit Zeitstempel rechtsverbindlich. Ein Prüfbericht protokolliert sämtliche Vorgänge im Unterschriften-Workflow. Dazu gehören z.B. die E-Mail-Adresse, die Authentifizierung, die exakte Uhrzeit sowie die IP-Adresse des Unterschreibenden.

Sind elektronische Unterschriften von Adobe Sign sicher?

Ja. Adobe Sign nutzt führende Sicherheitstechnologien zur Authentifizierung sowie zur Wahrung der Vertraulichkeit von Daten und Integrität von Dokumenten. Bei Adobe ist der Sicherheitsaspekt fester Bestandteil der Unternehmenskultur, Software-Entwicklung und Service-Prozesse.

So geht’s

Die Nutzung von Adobe Sign ist intuitiv und einfach. Über die Menüführung auf der Startseite lassen sich verschiedene Aktionen ausführen, wie Dokumente hochladen und versenden, bestehende Vorgänge verwalten und Vorlagen erstellen.

Um ein Dokument zur Unterzeichnung zu versenden, wählt man den Menüpunkt „Senden“. Man fügt die E-Mail-Adressen der Unterzeichner in der Reihenfolge ein, in der das Dokument unterzeichnet werden soll. (1) Anschließend fügt man per Drag & Drop oder über „Dokument hinzufügen“ das zu unterzeichnende Dokument hinzu (2). Der Nachrichtentext für den Empfänger kann entsprechend angepasst werden. Außerdem können weitere Optionen für Kennwortschutz oder Erinnerungen festegelegt werden.

Im nächsten Schritt öffnet sich das Dokument und kann bearbeitet werden. Über die Auswahlfelder auf der rechten Seite können erforderliche Daten- und Signaturfelder hinzugefügt und bearbeitet werden. Mit Klick auf den Button "Signieren, dann senden" wird das Dokument der Reihe nach an die ausgewählten Empfänger versendet. Diese werden jeweils per E-Mail über die anstehende Aufgabe benachrichtigt.

Der Empfänger wird übersichtlich durch das Dokument und die auszufüllenden Felder geführt und unterzeichnet abschließend durch Eingabe seines Namens über die Tastatur, Auswahl einer gescannten Unterschrift oder über das Zeichnen seiner Unterschrift auf dem Display des Mobilgerätes. Nach Abschluss des Signaturprozesses erhalten alle Beteiligten eine E-Mail mit dem unterzeichneteten Dokument zum Download.

Wieviel kostet es?

Adobe bietet einfach und transparente Preismodelle und Verträge für unterschiedliche Unternehmensgrößen. Die Lizenz für Einzelanwender kostet derzeit 12 €/Monat, Teams mit bis zu 9 Anwendern zahlen knapp 42 €/Monat. Im Jahresabo wird es etwas günstiger.

Fazit

Wir sind heute durch die Nutzung von Adobe Sign in der Lage sämtliche Unterschriftsprozesse mit Mitarbeitern, Kunden und Partnern komfortabel und sicher auf elektronischem Weg innerhalb von Minuten abzuwickeln und sparen dadurch viel Zeit. Dokumente, die ohnehin elektronisch erstellt, bearbeitet, versendet und archiviert werden, bleiben durch den ganzen Prozess hinweg in elektronischer Form. Der Prüfbericht protokolliert sämtliche Vorgänge im Unterschriften-Workflow und sorgt für so für mehr Sicherheit und Transparenz. Der Unterzeichner kann von den neuesten Technologien Gebrauch machen, z.B. Mobiltelefon. eIDAS schafft einen berechenbaren Rechtsrahmen für die Verwendung von elektronischen Signaturen und bildet die Grundlage für eine reibungslose und sichere digitale Geschäftskommunikation.

mandy heddergott

marketing manager | coo

mandy.heddergott@intraconnect.de

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