Cloud & Services , Go Digital | Dominic Schneider

Terminplanung mit Findtime

Die Organisation von Terminen mit mehreren Personen kann zur Herausforderung werden, besonders, wenn externe Teilnehmer beteiligt sind. Soll ein Meeting oder ein Event geplant werden, muss erst geklärt werden, wann alle Teilnehmer Zeit haben. In Outlook gibt es dafür den Termin­planungs­assistenten, der vor allem für die Termin­suche in überschaubaren Gruppen geeignet, jedoch relativ unübersichtlich ist. Eines der bekanntesten Tools zur Terminfindung, welches vorwiegend im privaten Umfeld eingesetzt wird, ist Doodle.com. Microsoft hat mit der kostenlosen Outlook Erweiterung FindTime ein ähnliches Werkzeug zur einfachen Terminabstimmung entwickelt. Sein Schwerpunkt liegt aufgrund der Integration mit Office 365 allerdings vorwiegend im geschäftlichen Umfeld.

VORAUSSETZUNGEN, INSTALLATION UND ZUGRIFF

Um FindTime zu nutzen benötigt man ein Microsoft 365 Business-oder Enterprise-Konto, das Exchange Online umfasst. FindTime kann mit Outlook-Desktop, Outlook für Mac und Outlook im Web verwendet werden. Zum Installieren muss man nur die FindTime Website öffnen. Dort befindet sich die Schaltfläche „Kostenlos installieren“. Nach dem Anmelden mit dem eigenen Microsoftaccount wird die Erweiterung installiert und kann nach einem Neustart von Outlook genutzt werden. Alternativ lässt sich das Add-In direkt in der Anwendung aus im Menüband unter Start über den Button “Add-Ins abrufen” installieren. Für die Empfänger einer Besprechung muss das Add-in nicht installiert sein, um über Besprechungszeiten abstimmen zu können. Einladungen können an jede beliebige eMail-Adresse gesendet werden.

ANWENDUNG FÜR DEN ORGANISATOR

Der Organsiator des Termins beginnt mit dem Schreiben einer neuen E-Mail und wählt zunächst die erforderlichen Teilnehmer aus. In der oberen rechten Ecke befindet sich das FindTime Icon (New Meeting Poll). Mit einem Klick darauf startet die Erweiterung. Anschließend klickt er auf das Zeitsymbol, wählt damit mögliche Zeitoptionen aus und bestätigt dies mit einem Klick auf „Weiter“. 

Im folgenden Fenster können weitere Einstellungen vorgenommen werden: 

  • Ort der Besprechung
  • Teams-Besprechung => Erzeugt eine Teams-Besprechung zum Termin
  • Mich über Umfrage-Updates benachrichtigen => Sendet E-Mails an den Organisator wenn Teilnehmer abstimmen
  • Termin festsetzen, wenn Teilnehmer einen Konsens erreichen => Wenn alle erforderlichen Teilnehmer an einen Termin zusagen wird der Termin automatisch festgelegt. Erforderliche Teilnehmer sind alle Personen die im „AN“ Feld der E-Mail zu finden sind.
  • Ausgewählte Zeiten in meinem Kalender reservieren => Die wählbaren Zeiten werden im eigenen Kalender vorerst blockiert, solange noch kein Termin festgelegt wurde 

Durch den Klick auf „Zu E-Mail“ wird das Voting zur E-Mail hinzugefügt. 

Anwendung für den Teilnehmer

Jeder Empfänger erhält nun eine Nachricht mit der Auswahl der Optionen und kann seine Auswahl treffen oder einen anderen Termin vorschlagen. Da wir die Option „Termin festsetzen, wenn Teilnehmer einen Konsens erreichen“ ausgewählt haben, wurde sofort ein Termin, nachdem alle erforderlichen Teilnehmen einem Termin zugesagt haben.

Fazit

Für die Organsisation von Terminen im geschäftlichen Umfeld eignet sich FindTime sehr gut, da es einfach in Outlook integriert ist und die Anzeige der Verfügbarkeit einen klaren Vorteil mit sich bringt. Die automatische Termingenerierung nach Ende der Abstimmung spart zudem Zeit. Insgesamt wird die Terminplanung vereinfacht und deutlich schneller. 

Persönlich nutze ich FindTime auch bereits bei Terminen mit einer Person sehr gerne. Gerade wenn ich in der Berufsakademie bin ist es oft schon schwierig Zeiten zu finden an denen beide Teilnehmer Zeit haben. FindTime erspart mir auch hier unnötige Absprachen und Terminverschiebungen. 

dominic schneider

ba-student

dominic.schneider@intraconnect.de

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