Sie sind offline und möchten trotzdem auf Daten aus einer SharePoint Liste zugreifen? Dann ist die Offline-Synchronisierung mit Hilfe der App „Lists“ das richtige Werkzeug für Sie. Damit können SharePoint-Listen angelegt werden, zum Beispiel zur Erfassung und Verwaltung von Mitarbeiter-Kontaktdaten oder IT-Störungstickets. Zusätzlich kann durch wenige Klicks ein Regelwerk hinterlegt werden, welches automatisiert E-Mails versendet (zum Beispiel, wenn ein neues IT-Störungsticket erstellt wird). Leider lassen sich die E-Mail-Texte bisher nicht anpassen (Abhilfe schafft dabei das Versenden von E-Mails via Power Automate). Nachfolgende Abbildung zeigt die App Microsoft Lists:
Microsoft Lists offline synchronisieren
Folgende Abbildung zeigt, wann eine Regel ausgeführt werden kann.
Um eine Liste auch offline nutzen zu können, muss die Client-Anwendung der App „Lists“ installiert werden. In der Weboberfläche wird beim Öffnen von Microsoft Lists ein Popup zur Installation der Client Anwendung angezeigt. Folgende Abbildung zeigt das Popup:
Mit Hilfe von diesem Client können die Listen offline verwendet werden.
Leider hat die Offline-Synchronisation noch folgende Einschränkungen, wodurch eine Offline-Listenverwendung erheblich beeinträchtigt wird (Quelle: Edit lists offline (microsoft.com):
- Lists that have the Allow management of content types set to Yes
- Lists that have the “Allow items from this list to be downloaded to offline clients” set to “No”
- Lists that have the Require content approval for submitted items set to Yes
- Lists that have Make “New Folder” command available set to Yes
- Lists that have display mode set to Classic experience
- Lists with Calculated fields
- Lists with Lookup fields
- Lists with validation formulas on any of fields
- Lists that have Multiple lines of text fields where Append changes to existing text is set to Yes
- Lists with fields that have default value specified
Weitere Details lesen Sie bitte auf der Seite Edit lists offline (microsoft.com).
Aufgrund dieser Einschränkungen hält sich die Funktion der Offline-Synchronisation stark in Grenzen. Jedoch ist Microsoft auf einem guten Weg, auch Listen offline zur Verfügung zu stellen.
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