Microsoft Teams: Versteckte Funktionen für bessere Teamarbeit – Teil 1
Für viele Unternehmen ist Microsoft Teams zum unverzichtbaren Kommunikationstool geworden. Ob Teams-Call mit Bildschirmfreigabe, Chats oder gemeinsame Teams mit externen Partnern – mit Microsoft Teams ist die Kommunikation einfacher und schneller geworden. Mit den Grundfunktionen sind die meisten Mitarbeiter inzwischen vertraut, doch es gibt einige nützliche Features, die nicht auf den ersten Blick ersichtlich sind. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen versteckte Funktionen von Microsoft Teams, mit denen Sie und Ihr Team noch erfolgreicher zusammenarbeiten kann.
Die Planner App in Microsoft Teams
Microsoft Teams integriert viele verschiedene Apps aus der Microsoft 365 Umgebung. Neben Power Apps oder OneNote kann auch Planner integriert werden. In Teams wird diese App „Tasks von Planner und To Do“ genannt. Hier werden Aufgaben aus verschiedenen Teams sowie auch aus der App To Do angezeigt. Die App bietet einen zentralen Ort für, um persönliche sowie Team-Aufgaben zu organisieren.
Microsoft OneNote: Automatisch Abschnitt für jeden neuen Teams Kanal erstellen
Microsoft OneNote ist als digitales Notizbuch vom modernen Arbeitsplatz nicht mehr wegzudenken. Statt Zettel und Stift schreiben wir unsere Notizen und Projektinformationen heute direkt vom Mobilgerät ins OneNote. Dieses ist idealerweise mit dem entsprechenden Teams Kanal verknüpft. So weit so gut – mit der wachsenden Menge an Informationen kann es aber schnell unübersichtlich werden, wenn man sich keine Gedanken über eine geeignete Informationsstruktur gemacht hat. Es gibt mehrere Möglichkeiten, um eine Informationsstruktur aufzubauen, zum Beispiel:
Nachrichtenverschlüsselung mit Office 365
Nicht selten werden vertrauliche Informationen wie Verträge, Verkaufsberichte und -prognosen oder Patienten-, Kunden- und Mitarbeiterdaten per eMail ausgetauscht. Mit Office 365 Nachrichtenverschlüsselung kann Ihr Unternehmen verschlüsselte eMails zwischen Personen innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation senden und empfangen. Dadurch wird sichergestellt, dass nur berechtigte Empfänger Nachrichteninhalte anzeigen können.
Azure Information Protection für Office 365
Neben der allgegenwärtigen Frage „Wie sicher ist die Cloud?“ ist für Unternehmen, die Cloudservices nutzen, die Frage nach dem Schutz vertraulicher Informationen vor unbefugten internen und externen Zugriffen ein zentrales Thema. Eine mögliche Lösung dafür ist der Einsatz von Azure Information Protection (kurz AIP) – eine cloudbasierte Lösung zur Klassifizierung und Schutz unternehmensbezogener Daten und vertraulicher Informationen. Die angewendeten Schutzmechanismen greifen hierbei nicht wie sonst üblich auf Ordnerebene, sondern werden direkt an das Dokument angehangen und können somit schwerer durch fahrlässige Handhabung verloren gehen. Durch Klassifizierung der Dokumente können je nach Klasse unterschiedliche Schutzmaßnahmen getroffen werden.