Dokumenten­management

Einfach und effektiv zusammenarbeiten

Unternehmen brauchen zukunftsfähige Lösungen für ein effektives Informationsmanagement. Ob Dokumente, Aufgaben, Notizen oder komplette Akten – einfache Bearbeitung, transparente Prozesse, sichere Archivierung und die Zusammenführung aller relevanten Informationen zu Vorgängen sind die Voraussetzung für eine optimale Zusammenarbeit. Enterprise Content Management (ECM) umfasst die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Aufbewahrung und Bereitstellung von Inhalten und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse. Ein Dokumentenmanagement-System dient als Teil von ECM vor allem zur schnellen Bereitstellung von Informationen und Verkürzung der Durchlaufzeiten.

Funktionsumfang

  • Erfassen von Dokumenten von praktisch jeder Quelle (Scanner, E-Mail, MFP, Mobilgerät, etc.)
  • Automatisierte Ablage von Belegen
  • Klassifizierung/Verschlagwortung von Dokumenten und Inhalten
  • Vorgangsbezogene Aktenbildung und -verwaltung
  • Automatisierung und Protokollierung des gesamten Lebenszyklus der Dokumente: Erstellung -> Genehmigung -> Aktualisierung -> Verteilung 
  • Einfaches Berechtigungssystem legt fest, wer lesen, ändern, freigeben und aktualisieren darf 
  • Automatische Information der betroffenen Mitarbeiter bei Änderungen  
  • Verhinderung der Verwendung veralteter Dokumente – nur die aktuellste Version wird angezeigt, ältere Versionen automatisch archiviert 
  • Automatische Protokollierung/Versionsverfolgung der Änderungen für jedes Dokument
  • Volltextsuche
  • Suche nach Inhaltstypen
  • Filterung nach Inhaltseigenschaften bzw. Metadaten
  • Verteilen der Dokumente nach rollenabhängigen Berechtigungen
  • Verteilen über vordefinierte Prozesslandkarten
  • Verwandelt statische Dokumente in dynamische, optimierte und automatisierte Workflows
  • Koordiniert die Erfassung, elektronische Verarbeitung und sichere Ausgabe

Unser Dokumentenmanagement-Portal basiert auf leistungsstarken Microsoft SharePoint Technologien. Die Plattform lässt sich einfach in Ihre bestehende Umgebung integrieren und bietet umfangreiche Funktionalitäten für die Arbeit mit Dokumenten. Die Strukturierung der Dokumente nach Metadaten, die Möglichkeit der gleichzeitigen Bearbeitung und die Workflow-Unterstützung verringern den Abstimmungsbedarf und schaffen so mehr Zeit für wichtigere Aufgaben.

Kundenreferenz

Projekt: Implementierung eines kundenvorgangsbezogenen Dokumenten-Management-Systems mit Anbindung zum ERP-System.

Ziel: Zentrale, automatisierte Dokumentenablage aus dem ERP-System im DMS. Automatische Erzeugung von Vorgangsakten. Nahtlose Verknüpfung beider Systeme.

Nutzen: Verbesserung der Informations-beschaffung und Transparenz sowie deutliche Verkürzung der
Bearbeitungszeiten.

Kundenreferenz KREISEL GmbH & Co. KG


Unsere Lösungen

Qualitätsmanagement

Unser Qualitätsmanagement Portal erleichtert die Arbeit von QMBs und unterstützt die Umsetzung des QM-Systems durch die Mitarbeiter. Die Plattform bietet vielfältige Einsatzszenarien für die Dokumentationen sowie Dokumentenlenkung und unterstützt alle gängigen Management-Systeme.

Vertragsmanagement

Mit unserer Vertragsmanagement-Lösung verpassen Sie nie wieder wichtige Fristen und Termine. Sie bietet umfangreiche Funktionalitäten von der Vertragserstellung über die Vertragsbearbeitung bis zum Vertragscontrolling und unterstützt Sie bei der einfachen und übersichtlichen Verwaltung sämtlicher Verträge.

Individuelle Lösungen

So unterschiedlich wie die Prozesse in Unternehmen sind, sind auch ihre Anforderungen an eine IT-Lösung. Häufig kann eine Standardsoftware nicht alle Anforderungen erfüllen. Auf Basis von Microsoft SharePoint erstellen wir Ihnen eine individuelle Lösung und erweitern diese nach Bedarf.

Unsere Leistungen

Die eigentliche Herausforderung bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen beginnt meist vor der Einführung einer Softwarelösung – nämlich mit der Organisation der Verantwortlichkeiten und Prozessabläufe. Wir stehen Ihnen dabei beratend zur Seite, wenn nötig auch mit der Unterstützung externer Partner.

Im Rahmen eines Workshops erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen Ihre individuellen Anforderungen an die Lösung. Neben der Abstimmung aller relevanten technischen Voraussetzungen, werden auch Fachanwender von Anfang an einbezogen.

Auf der Basis des gemeinsam erarbeiteten Lösungsszenarios erarbeiten wir auf Wunsch ein Lastenheft, welches das zu erwartende Ergebnis eindeutig beschreibt. Auf dieser Grundlage erfolgt eine konkrete Aufwandsschätzung und Übersicht der zu erwartenden Projektkosten.

Um die Anforderungen an die neue Lösung noch genauer spezifizieren und ausreichend testen zu können, erstellen wir auf Wunsch einen Prototyp der gewünschten Plattform.

Erfahrene SharePoint-Entwickler der IntraConnect GmbH setzen die Lösung auf der Basis des Lastenheftes und der Ergebnisse aus der Testphase um. Dies kann bei Ihnen vor Ort oder auch per Fernzugriff erfolgen.

Während des gesamten Projektzeitraums steht Ihnen ein persönlicher Ansprechpartner, bei größeren Projekten ein Projektleiter zur Verfügung. Dies sorgt für eine reibungslose Kommunikation und eine effiziente Projektlaufzeit.

Nach Abschluss des Projektes werden die Entwicklung der Plattform sowie alle systemspezifischen Einstellungen in einer detaillierten Dokumentation erfasst und den verantwortlichen Mitarbeitern auf Kundenseite übergeben. Außerdem werden auf Wunsch Anwendergruppen oder ausgewählte Keyuser geschult.

Bei der Beantwortung aller auftretenden Fragestellungen und bei der Lösung von Problemen stehen Ihnen unsere geschulten SharePoint Consultants gern zur Seite.

Nach erfolgreicher Einführung und Nutzung Ihrer Plattform sprechen wir gern mit Ihnen über weitere Anforderungen für eine Weiterentwicklung Ihrer Lösung. Sollte ein Update erforderlich sein oder der Wechsel in die Cloud, unterstützen wir Sie gern bei der Migration.

Technologiepartner

Kontakt

Thomas Engelhardt

Senior Account Manager
0351 / 4771 - 903

vertrieb@intraconnect.de

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