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Zeiterfassung mit Microsoft Teams

Es gibt zahlreiche Apps für Zeiterfassung, Personaleinsatzplanung und Urlaubsverwaltung. Je nach Anforderung des Unternehmens bieten die Lösungen unterschiedlichen Funktionsumfang – vom einfachen Standard bis zu umfangreichen Reportings. Microsoft Teams stellt mit der integrierten App „Schichten“eine einfache, intuitive Lösung für das Erstellen von Dienst- und Schichtplänen sowie Zeiterfassung bereit.

Funktionen im Überblick

  • Dienstplanung auf Teamebene
  • Zeiterfassung mit und ohne Stechuhr
  • Ortsunabhängige Nutzung über die mobile App
  • Abwesenheits- und Urlaubsplanung
  • Export von Berichten via Excel

Einrichtung

Für das initiale Anlegen eines Schichtdienstplans wird eine Microsoft 365 Enterprise-Lizenz benötigt. Die Mitarbeiter können die Schichten-App kostenlos über die mobile Handy-App von Microsoft Teams nutzen. Manager verwenden dann für die Personaleinsatzplanung am besten die Desktop- oder Webanwendung der Schichten-App. Für das Einstempeln und die individuelle Mitarbeitersicht wurde die mobile Teams-App optimiert (für iOS- und Android-Smartphones und -Tablets). Dazu einfach auf dem Smartphone die Microsoft Teams App aus dem Appstore herunterladen.

Die App starten Sie aus dem linken Teams-Menü unter den drei Punkten.

Der Besitzer des Teams muss zunächst die Zeiterfassungsfunktion aktivieren. Fügen Sie nun die Mitarbeiter Ihres Schichten-Teams hinzu (über Personen hinzugügen oder Gruppe hinzufügen) und legen Sie die gewünschten Schichten an. Anschließend können Sie die digitale Stempeluhr aktivieren (Über den Button Einstempeln oder den Menüpunkt Einstellungen).

 

Hier können Sie weitere Parameter für Ihre individuelle Dienstplanung auswählen und Berechtigungen einstellen. So können unter „Anfragen“ verschiedene Abwesenheitstypen erstellt werden, die die Mitarbeiter später unter „Anträge“ auswählen können. Hier könnte beispielsweise die Abwesenheitsart „Homeoffice“ erstellt werden, um zu sehen, welcher Mitarbeiter im Büro und welcher aus dem Homeoffice arbeitet.

Dienstplan erstellen

Der Teamleiter und je nach Einstellung auch die Mitglieder des Teams können in der Wochenübersicht Einträge erstellen. Außerdem können über den Menüpunkt „Anträge“ arbeitsfreie Zeiten beantragt und Schichten getauscht werden.

 

Nachdem die Dienstpläne erstellt wurden, müssen diese noch mit dem Team geteilt werden, damit Sie für alle Mitglieder des Teams sichtbar sind.

 

In der mobilen App kann man sich ebenfalls die Schichten des Teams oder nur die eigenen Schichten anzeigen lassen.

Arbeitszeit erfassen

Dier Erfassung der Arbeitszeit erfolgt über die Nutzung der Stechuhr in der Desktop-App oder auf dem Smartphone und ist sehr einfach. Zu Beginn der Arbeitszeit „Einstempeln“, bei Unterbrechung „Eine Pause beginnen“ und am Ende des Tages „Ausstempeln“.

 

Als Mitarbeiter hat man die Option die Zeiteinträge bis zu 30 Tage, bzw. bis die Arbeitszeit vom Team Leiter bestätigt worden ist, nachträglich zu bearbeiten.

Möchte man einen Wochen- oder Monatsbericht der Zeiterfassung erstellen, kann dieser über die Stempeluhr unter „Arbeitszeittabelle exportieren“ heruntergeladen werden. Der Bericht liefert genaue Informationen über die erfasste Zeiten sowie bearbeitete, hinzugefügte oder gelöschte Einträge.

Hier erfahren Sie mehr über die ersten Schritte mit Schichten.

Fazit

Microsoft Teams bietet mit der App Schichten eine schlanke, intuitiv zu bedienende Lösung für Personaleinsatzplanung, Zeiterfassung sowie Abwesenheits- und Urlaubsplanung. Wer ohnehin Microsoft Teams im Einsatz hat, bekommt so ein kostenloses Tool dazu, was direkt aus Teams heraus oder über die Smartphone App genutzt werden kann.

mandy heddergott

marketing manager | coo

mandy.heddergott@intraconnect.de

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