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Microsoft Approvals

Eigentlich ist man gerade auf dem Sprung zu einem Termin oder in den wohlverdienten Feierabend. Beim Zuklappen des Laptops ertönt der Signalton einer eingehenden Nachricht. Ein*e Kollege*in benötigt für ein Dokument eine Unterschrift von Ihnen. Da gerade keine Zeit für das Durchlesen des Dokumentes und Setzen der Unterschrift ist, wird dies entsprechend verschoben und ehe man sich versieht, hat man die Nachricht vergessen. Solche und ähnliche Genehmigungsprozesse gibt es an vielen Stellen. Bisher wurden im Microsoft Kosmos hierfür umfangreiche Flow-Abläufe erstellt und SharePoint Aufgabenlisten für die Übersicht angelegt. Mittlerweile hat Microsoft unter dem Namen "Microsoft Approval" eine Erweiterung für Microsoft Teams, welche Genehmigungen abbilden kann. 

Microsoft Approval - in deutsch: Genehmigungen - ist eine Erweiterung, die seit kurzer Zeit über Microsoft Teams nutzbar ist. In Microsoft Teams besteht die Möglichkeit, das Tool als App hinzuzufügen, um die Funktionalitäten zu nutzen. Hierbei können Genehmigungsanforderungen erstellt werden, die in der App nach eingehenden und ausgehenden Anfragen unterschieden werden. Diese Anfragen werden in der Listenansicht mitsamt ihres Status (Beantragt, Abgebrochen, Zurückgewiesen und Genehmigt) und weiteren Informationen in Listenform angezeigt.

Microsoft Approvals in Teams

Für die unterschiedlichen Genehmigungen im Betrieb können Teambesitzer und Administratoren eigene benutzerdefinierte Vorlagen anlegen, die bei der Erstellung einer Genehmigung verwendet werden können. Auf den Formularen werden Felder hinterlegt, die als Pflichtfelder markiert und je nach gewünschtem Eingabeformat etsprechend konfiguriert werden können. In der nachfolgenden Abbildung ist das Standardformular zu sehen. Hierbei ist der Name der Anforderung sowie die genehmigten Personen ein Pflichtfeld. Zusätzlich besteht die Möglichkeit Dateien anzuhängen.

Zusätzliche Funktionen mit Power Automate

Sollte im Genehmigungsprozess eine Unterschrift nötig werden, können mit der Einbindung von Adobe Sign und DocuSign die angehangenen Dokumente digital unterschrieben werden. Im Gegensatz zu der bisherigen Möglichkeit Genehmigungen abbilden zu können, ist diese Variante für einfache Genehmigungsprozesse leichter zu konfigurieren. Für komplexere Prozesse, die Zugriff auf verschiedene Anwendungen erfordern, können mit Power Automate zusätzliche Schritte hinterlegt werden, um diese Abläufe abzubilden. Für diesen Zweck stehen in Power Automate drei Aktionen zur Verfügung:

  • Genehmigung erstellen
    Wie der Name bereits sagt, ist bei dieser Aktion die Neuerstellung einer Genehmigung möglich, für die mehrere Personen hinterlegt werden können. Sofern eine Genehmigung an mehrere Personen versendet wird, besteht die Möglichkeit, die Aktion entsprechend zu konfigurieren, sodass nur eine oder alle Rückmeldungen berücksichtigt werden.
  • Auf eine Genehmigung warten
    Diese Aktion ist für den Fall gedacht, dass nach der Erstellung einer Genehmigung durch einen Flow auf die entsprechenden Rückmeldungen gewartet wird. Somit ist es möglich während der Bearbeitungszeit der Genehmigung weitere Schritte im Flowablauf zu hinterlegen.
  • Starten und auf eine Genehmigung warten
    Diese Aktion ist eine Kombination aus den beiden bereits beschriebenen, mit der Einschränkung, dass während der Bearbeitungszeit keine weiteren Schritte eingefügt werden können. Vorteil ist, dass Fehler aufgrund übergebener Daten zwischen den beiden Aktionen minimiert werden.

Beim Warten auf eine Genehmigung ist allerdings zu beachten, dass ein Flowablauf maximal 30 Tage andauern darf. Sofern es im Ablauf der Genehmigung dazu kommen kann, dass die Bearbeitungszeit 30 Tage überschreiten kann, sollte der Genehmigungsprozess nicht mit Genehmigungen in Power Automate digitalisiert werden. Fehlende Auslöser, die einen Flow automatisch starten, führen dazu, dass die aktuelle maximale Bearbeitungszeit von 30 Tagen nicht umgangen werden kann.

Fazit

Sofern Microsoft Teams in einer Organisation viel verwendet wird, kann ein kurzer Einblick in Microsoft Approval dazu führen, dass geeignete, bisher nicht digital abgebildete oder schlecht umgesetzte Genehmigungsprozesse verbessert werden können. Dabei sollte sich allerdings auf Genehmigungen fokussiert werden, die keine zusätzlichen Schritte im Ablauf aufweisen, die auf weitere Anwendungen zugreifen. Die Eingrenzung auf die simplen Genehmigungsprozesse kann meiner Einschätzung dann aufgehoben werden, sofern Microsoft der Power Automate Umgebung den ein oder anderen Auslöser hinzufügt, der einen Flow nach einer Rückmeldung startet. Solange dies noch nicht der Fall ist, sollten komplexe Genehmigungsprozesse mit anderen M365-Anwendungen wie beispielsweise SharePoint abgebildet werden.

Joshua Probst

Werkstudent

joshua.probst@intraconnect.de

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