Cloud & Services , Go Digital | Mandy Heddergott

Verträge zukunftssicher managen - Compliance nachhaltig sichern

Nahezu jede unternehmerische Entscheidung basiert auf einer vertraglichen Vereinbarung oder mündet in eine solche. Ein Vertrag bildet die Grundlage für betriebswirtschaftliches Handeln in Organisationen und Unternehmen. Wurden früher Verträge in Ordnern und Schränken abgelegt, managen wir diese heute elektronisch. Cloudbasierte Softwarelösungen ermöglichen einen flexiblen Zugriff auf Vertragsinformationen via Browser sowie das einfache Ablegen, Suchen und Wiederfinden sämtlicher Verträge auf einer zentralen Plattform.

Modern Workplace

Verträge durchlaufen i.d.R. einen systematischen Prozess, auch Life Cycle genannt, in dem ihre Rechtswirksamkeit gestaltet, erstellt, in Kraft gesetzt, bewirtschaftet, überwacht, ausgewertet, beendet und archiviert wird. Cloudbasierte Softwarelösungen ermöglichen einen flexiblen Zugriff auf Vertragsinformationen via Browser sowie das einfache Ablegen, Suchen und Wiederfinden sämtlicher Verträge auf einer zentralen Plattform.

WAS IST VERTRAGSMANAGEMENT?

Vertragsmanagement (oder auch contract management) umfasst die gesamte Vertragsabwicklung innerhalb eines Unternehmens, also sämtliche Tätigkeiten, die mit der Entstehung und der Ausführung von Verträgen zu tun haben. Aufgabe des Vertragsmanagements ist es, die aus den Verträgen resultierenden Verpflichtungen, Chancen und Rechte zu überwachen. Dazu werden Informationen gesammelt, auf deren Grundlage eine Risikobewertung möglich ist. Vertragsmanagement lässt sich grundsätzlich in die Bereiche Vertragsverwaltung und Vertragscontrolling (Risikobewertung) unterteilen. 

ELEMENTE IM VERTRAGSMANAGEMENT

Vertragsmanagement entwickelt sich mit den Anforderungen der gesellschaftlichen und technologischen Entwicklung ständig weiter. Aktuelle Kernelemente des Vertragsmanagement sind Objekte, Methoden/Werkzeuge und Bausteine. Sind die Vertragsobjekte klar definiert und zugeordnet, können Werkzeuge und Bausteine individuell genutzt und Prozesse rund um den Vertrag effizient gestaltet werden.

VERTRAGSVERWALTUNG

Hauptaufgabe der Vertragsverwaltung ist die Archivierung der Dokumente sowie die Gewinnung und Strukturierung relevanter Informationen. Dazu gehört neben der Erfassung aller wichtigen Vertragsdaten auch die Abbildung von Abhängigkeiten zwischen Verträgen. Ziel ist die übersichtliche Darstellung aller wichtigen Vertragsinformationen als Voraussetzung für die Fristen- und Terminüberwachung, die Archivierung und ggf. die korrekte Rechnungserstellung. Weitere Aufgaben der Vertragsverwaltung sind beispielsweise der Vergleich von Angeboten, die Entwicklung von Vertragsentwürfen, die detaillierte Prüfung der Verträge und Dokumente sowie die Kontrolle der Vertragserfüllung.

VERTRAGSCONTROLLING

Im Vertragscontrolling werden Risiken bewertet, die sich aus laufenden Verträgen ergeben. Auf der Grundlage der vorliegenden Vertragsdaten können Chancen und Risiken für jeden Vertragspartner bzw. jeden Vertrag eingeschätzt werden. Individuelle Statistiken können Aufschluss darüber geben, welche Verträge lukrativ für ein Unternehmen sind, wer die wichtigsten Vertragspartner sind oder welches Umsatzpotenzial die aktuellen Verträge beinhalten. Das Vertragscontrolling liefert somit umfassende Informationen für die Abschätzung verschiedener Risiken und unterstützt bei wichtigen unternehmerischen Entscheidungen. 

VERTRAGSMANAGEMENT ALS GLOBALE ORGANISATIONSAUFGABE

Vor dem Hintergrund eines wachsenden Verständnisses für das Thema Compliance, im Sinne der Schaffung organisatorischer Strukturen für sicheres Handeln im Unternehmen, ist Vertragsmanagement mehr als nur Dokumentenverwaltung und Fristenkontrolle. Als globale Organisationsaufgabe verstanden, trägt Vertragsmanagement als Teil des Compliance Managements zur Risikoreduzierung in modern agierenden Unternehmen bei. Voraussetzung dafür sind die klare Definition der Prozesse sowie Rollen und Verantwortlichkeiten und die Vollständigkeit der vertragsrelevanten Daten und Informationen.

DIGITALES VERTRAGSMANAGEMENT

Ohne den Einsatz einer Vertragsmanagement Software ist eine korrekte Verwaltung von Verträgen und Einhaltung von Compliance kaum möglich. Digitales Vertragsmanagement automatisiert viele bisher manuell ausgeführte Aufgaben und schafft ein enormes Einsparpotential mit umfangreichen Funktionalitäten, wie zum Beispiel: 

  • Formulargestützte Vertragsdatenerfassung 
  • Ablage von Dokumenten und E-Mails per Drag & Drop 
  • Automatische Erstellung von Aufgaben zur Erinnerung an die Einhaltung von Vertragsverpflichtungen 
  • Volltextsuche und Filterfunktionen 
  • Fristenmanagement 
  • Automatische Versionsverwaltung 
  • Integriertes Reporting 

VERTRAGSMANAGEMENT IN DER CLOUD

Mit einer cloudbasierten Vertragsmanagement Software, z.B. auf der Basis von Microsoft 365-Technologien, lassen sich Verträge einfach verwalten. Die Mehrwerte liegen dabei auf der Hand: 

Mehr Sicherheit

  • Georedundante Rechenzentren in Europa 
  • Professioneller Datenschutz 
  • Modernste Sicherheits-Technologien, wie 2-Faktor-Authentifizierung (2FA), Data Loss Prevention (DL) und Information Rights Management (IRM) 

Verfügbarkeit 

  • 99,9 % Verfügbarkeit 
  • Zeit- und ortsunabhängiger Zugriff der Webanwendung via Browser 
  • Schnelle Wiederherstellung nach unerwarteten Ereignissen wie Hardware- oder Anwendungsfehlern, Datenbeschädigungen oder anderen Vorfällen 

Microsoft 365 ist eine mächtige Plattform, liefert aber keine fertigen Applikationen. Mit SharePoint-Technologien und Lösungen von Drittanbietern lassen sich vollwertige Business-Lösungen umsetzen. Ein Beispiel dafür ist skybow Solution Studio – eine webbasierte Entwicklungsumgebung zur Erstellung von Lösungen für Sharepoint-Online in Office 365. Mit Hilfe der skybow-Lösungen können Geschäftsanwendungen, wie Vertragsmanagement einfach erstellt, ausgerollt und verwaltet werden. Dadurch können Projekte schnell umgesetzt, Entwicklungskosten reduziert und Updates problemlos sichergestellt werden.


mandy heddergott

marketing manager | coo

mandy.heddergott@intraconnect.de

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