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Implementierung einer Lösung für das Vertragsmanagement mit Microsoft SharePoint

Durch die aktive, systemische Einbeziehung der juristischen Abteilung, des Rechnungswesens und weiterer Fachabteilungen konnte die Zusammenarbeit bei der Vertragserstellung erheblich
verbessert werden. Die zentrale Verfügbarkeit aller Verträge wird ebenfalls sehr positiv gesehen.

Unternehmen

VON ARDENNE entwickelt und fertigt Anlagen für die industrielle Vakuumbeschichtung von Materialien wie Glas, Wafer, Metallband oder Kunststofffolie. Das 1991 in Dresden aus dem früheren „Forschungsinstitut Manfred von Ardenne“ ausgegründete Unternehmen mit etwa 650 Mitarbeitern gehört zu den führenden Anbietern von Beschichtungsanlagen für Architekturglas und für die Dünnschicht-Photovoltaik.

Herausforderung

Vor der Einführung der Vertragsmanagementlösung wurden einige Verträge im SAP mit Stammdaten erfasst. Dazu konnten jedoch keine Dokumente abgelegt werden.

Eine einheitliche Übersicht über alle Verträge oder deren Status war nicht möglich, die Überwachung von Fristen zu den einzelnen Verträgen sehr aufwändig. Zur Genehmigung von Verträgen mit verschiedenen Vertragswerten wurde bislang ein Vertragsdeckblatt manuell mit Word erstellt, um die korrekte weitere Bearbeitung sicherzustellen.

Projektziele

Das neue System zum Vertragsmanagement soll die Vertragserstellung, die Vertragsüberwachung und die Vertragsdokumentation unterstützen und dabei Transparenz schaffen und anwenderfreundlich sein.

Neue Verträge sollen einfach aus gültigen Vertragsvorlagen erstellt werden können und einheitliche Metadaten enthalten.

Ein einheitlicher Ablauf für die Vertragserstellung, -genehmigung und -dokumentation soll den gesamten Prozess des Vertragsmanagements verbessern.

Im Rahmen der Vertragsüberwachung sollen Verträge nach allen Metadaten auswertbar sein. Dabei ist es wichtig, dass der Vertragsstatus jederzeit erkennbar ist und eine automatische Benachrichtigung zu bestimmten Klauseln, Fristen oder dem Ende der Laufzeit erfolgt.

Je nach Rolle und Berechtigung des Bearbeiters wurden individuelle Ansichten für verschiedene Abteilungen, wie z.B. Einkauf, Rechnungswesen, Controlling und juristische Abteilung erstellt.

Ein Vertragsinformationsblatt, das für die Genehmigung von Verträgen ab einem bestimmten Vertragswert erforderlich ist, wird automatisch aus den vorhandenen Metadaten generiert.

Entscheidung

Über eine Informationsveranstaltung zum Thema Vertragsmanagement mit SharePoint wurden die Projektverantwortlichen der VON ARDENNE GmbH auf die Lösung aufmerksam. Da bereits SharePoint-Technologien im Unternehmen vorhanden waren, lag es nahe, diese als Plattform für das Vertragsmanagement zu nutzen. Für die Umsetzung der Anforderungen gab es zwei Varianten, einerseits mit einer von IntraConnect eigenentwickelten Lösung, andererseits mit SharePoint und einem Zusatztool eines Drittanbieters. Die Entscheidung fiel auf die eigenentwickelte Lösung. Ausschlaggebend waren dabei die laufenden Kosten.

Implementierung

Im ersten Schritt haben VON ARDENNE und IntraConnect im Rahmen eines Workshops gemeinsam die Anforderungen an die neue Vertragsmanagementlösung im Rahmen eines Workshops spezifiziert. Auf den Ergebnissen des Workshops aufbauend konnte IntraConnect eine Kostenschätzung abgeben.

Im Anschluss haben die SharePoint-Consultants der IntraConnect die Anforderungen in einem Testsystem umgesetzt, das die Verantwortlichen der VON ARDENNE GmbH ausführlich testen konnten.

Deren Testergebnisse und Änderungswünsche hat IntraConnect zügig in das Testsystem eingebaut. Nach einem erneuten Probelauf beim Kunden erfolgte die Abnahme des Testsystems und die Schulung von Key-Usern.

Nach der Übernahme in das Livesystem fanden letzte Tests und die abschließende Abnahme durch die Projektverantwortlichen bei VON ARDENNE statt, gefolgt von der Übernahme der bestehenden Verträge in das neue System.

Ergebnis und Nutzen

Die Projektverantwortlichen der VON ARDENNE GmbH sind sehr zufrieden mit der Lösung, da alle Anforderungen an das Vertragsmanagement umgesetzt werden konnten. Alle Lieferantenverträge sind nun zentral abgelegt und verfügbar – es entfallen aufwendige Suchen und Rückfragen zu Verträgen. Das System wurde von den Mitarbeitern sehr gut angenommen, da es eine wesentliche Arbeitserleichterung darstellt.

Besonders hervorzuheben sind die Verfügbarkeit der aktuellen Vertragsvorlagen, die Fristen- und Aufgabenverwaltung, der Vertragsstatus und die gute Auswertbarkeit der Verträge.

Lediglich hinsichtlich der Stammdatenpflege, insbesondere in Bezug auf das Hinzufügen neuer Vertragstypen, gibt es noch Nachbesserungsbedarf.

Durch die aktive, systemische Einbeziehung der juristischen Abteilung, des Rechnungswesens und weiterer Fachabteilungen konnte die Zusammenarbeit bei der Vertragserstellung erheblich verbessert werden.

Die zentrale Verfügbarkeit aller Verträge wird ebenfalls sehr positiv gesehen.

Technische Daten

Folgende Software wurde eingesetzt:

  • SharePoint Server
  • SPForm
  • CrossSiteLookup
  • FilterZen

Kundenreferenz VON ARDENNE 

 

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