Auf der Basis der kostenlosen Software Microsoft SharePoint Foundation wurde eine Intranetlösung mit umfassenden Funktionalitäten eingerichtet. Diese bietet nun eine Plattform für Dokumente und Arbeitsmittel sowie eine Plattform für den Informationsaustausch.
Intranetlösung mit SharePoint
Das Unternehmen
Im Herzen der Stadt Dresden versorgt das St. Joseph-Stift als Krankenhaus der Grund- und Regelversorgung jährlich ca. 30.000 Patienten. Rund 700 Mitarbeiter, darunter ca. 90 Ärzte und 610 Pflegekräfte, sorgen für die Gesundheit der Patienten. Die moderne Einrichtung verfügt über Fachkliniken für Innere Medizin, Chirurgie, Gynäkologie, Anästhesiologie und Orthopädie.
Die Ausgangssituation
Die bisher eingesetzte Lösung war durch eine Vielzahl an Ordnern, Dokumenten und Ebenen unübersichtlich geworden. Es gab keine eindeutige Struktur und keine adäquate Suchfunktion. Fehlende Regeln zur Arbeit mit den Dokumenten, wie zum Beispiel Bezeichnung von Dateien, Speicherort und -dauer sowie unzureichende Klärung der Verantwortlichkeiten führten zu einer niedrigen Nutzerakzeptanz.
Die Projektziele
Mit der Einführung eines Intranet-Portals soll der interne Kommunikationsfluss zwischen den Mitarbeitern – darunter Ärzte, Pflegekräfte und Verwaltungsmitarbeiter – optimiert und eine höhere Akzeptanz bei den Nutzern erreicht werden. Durch die Bereitstellung einer Plattform für Information, Dokumentation und Kommunikation sollte die Zusammenarbeit verbessert und damit Arbeitsabläufe und -prozesse optimiert werden.
Projektverlauf
Die Strategiephase
Die Verantwortlichen der Projektgruppe Intranet des Krankenhaus St. Joseph-Stift analysierten zunächst die organisatorischen Strukturen und erstellten eine Übersicht der Anforderungen. Die Ergebnisse wurden dokumentiert und ergaben die Anforderungen für den Aufbau der zukünftigen Intranet-Lösung. Diese sollte prozess- und abteilungsbezogen aufgebaut werden und zwei wesentliche Bereiche vereinen: Eine Plattform für Dokumente/Arbeitsmittel (prozessbezogen) und eine Plattform für Information (inhaltsbezogen). Darüber hinaus sollte das Intranet über die Bereiche „Aktuelles“, „Aus- und Fortbildung“, „Begegnung“ und „Das sind wir“ verfügen. In allen Bereichen sollten Grundfunktionalitäten wie Kalender, Suche nach Ansprechpartnern sowie News und Social Media Features wie Blog und RSSFeed integriert sein.
Bei der Wahl der Technologie fiel die Entscheidung auf Microsoft SharePoint, da sich die Software leicht in die bestehende Systemlandschaft integrieren lies und Möglichkeiten für Anpassungen bietet, um künftige Geschäftsanforderungen umzusetzen. Ein weiterer Grund für die Wahl von SharePoint war die Nutzerfreundlichkeit und intuitive Bedienung in Anlehnung an die gewohnten Office-Anwendungen.
Die Konzeptphase
In einer ersten Projektbesprechung mit SharePoint-Experten der IntraConnect GmbH wurde die Umsetzbarkeit der Anforderungen anhand einer detaillierten Übersicht der gewünschten Funktionalitäten besprochen. Darüber hinaus wurden die Systemvoraussetzungen in Bezug auf die Einbindung der Intranet-Lösung in die vorhandene IT-Infrastruktur definiert. Auf der Grundlage der erarbeiteten Funktionsübersicht wurde ein Angebot zum Projektaufwand vorgelegt und der Zeitrahmen für die Umsetzung der Lösung abgestimmt. Die IntraConnect GmbH wurde auf Grund Ihrer Qualifikation im Bereich SharePoint und des Standortes als Partner vor Ort für die Einrichtung der Intranet-Plattform sowie die Schulung ausgewählter Mitarbeiter ausgewählt.
Die Umsetzungsphase
Ein SharePoint-Entwickler der IntraConnect GmbH richtete eine Entwicklungsumgebung auf einem Server der IntraConnect GmbH ein.
Darauf wurde das Intranet mit allen grundlegenden Bereichen und Funktionalitäten eingerichtet und erste Beispieldaten eingespielt. Damit waren schon sehr früh erste Lösungsentwürfe sichtbar und konnten mit den Mitarbeitern der Intranet-Projektgruppe des Krankenhaus St. Joseph-Stift abgestimmt werden. Außerdem wurde aus einer Auswahl vorhandener SharePoint-Designvorlagen eine passende Gestaltungsvorlage ausgewählt, die später im Detail an das Corporate Design des Krankenhaus St. Joseph-Stift angepasst werden sollte.
Die Review-Phase
Der so entstandene Prototyp der Intranet-Lösung wurde anschließend in die Produktivumgebung des Krankenhaus St. Joseph-Stift übertragen. Nun konnten Daten eingespielt bzw. aus dem Entwicklungssystem übernommen und die einzelnen Bereiche und Funktionen ausreichend getestet werden. Dabei wurden in regelmäßigen Projektbesprechungen der jeweilige Stand und die erforderlichen Nachbesserungen abgestimmt sowie zusätzliche im Projektverlauf entstandene Anforderungen aufgenommen und umgesetzt. Nach Abschluss aller Projektarbeiten wurde vom SharePoint-Projektmitarbeiter der IntraConnect GmbH eine Systemdokumentation erstellt und an die verantwortlichen Mitarbeiter des St. Joseph-Stift-Krankenhauses übergeben.
Schulung der Mitarbeiter
Während die letzten Nachbesserungen in der Review-Phase am System erfolgten, wurde bereits mit den Grundlagenschulungen für die neue Intranet-Lösung vor Ort begonnen. Dazu wurden verschiedene Power-User ausgewählt, die später die Pflege der Inhalte des Intranets übernehmen sollen. Die Schulungen vermittelten sämtliche Fähigkeiten, die zur Einrichtung und Anpassung der einzelnen Bereiche benötigt werden, wie z.B. das Anlegen neuer Bibliotheken und Listen oder die Arbeit mit dem SharePoint Designer. Weiterhin wurden Kenntnisse zur Administration des Intranet-Portals vermittelt, wie z.B. Rechtevergabe oder das Einbinden von Inhalten anderer Webseiten.
Lösung/Technische Umsetzung
Zunächst erfolgte eine Grundinstallation der Microsoft SharePoint Serverkomponente (Microsoft SharePoint Foundation) in einer virtuellen Umgebung.
Darauf wurden alle gewünschten Grundfunktionen eingerichtet. Zusätzliche Funktionalitäten, wie eine Dokumentenvorschau sowie eine individuelle Suchfunktion in der Kontaktliste, wurden mit Hilfe von eigenentwickelten Webparts realisiert. Schließlich wurde die Standard SharePoint-Designvorlage an das Corporate Design des St.JosephStift Krankenhaus angepasst.
Nutzen
Das Intranet ist seit Anfang Februar 2013 in Betrieb. Die Plattform ist im Krankenhaus St. Joseph-Stift zu einem akzeptierten Arbeitsmittel geworden. Dies gründet auf der Relevanz der im Intranet bereitgestellten Informationen und Dokumente sowie auf der intuitiven und einfachen Handhabbarkeit des Systems an sich. Der Schulungsaufwand für die Nutzer des Intranets mit Start des neuen Systems war über alle Berufsgruppen hinweg sehr gering. Mittels einer Informationsveranstaltung und einer Echtzeitdemonstration der wichtigsten Funktionalitäten erfolgte die Information der Mitarbeiter. Zu den wichtigsten Verbesserungen zählt die Auffindbarkeit von Dokumenten. Durch eine adäquate Suchfunktion sowie eine konsequente, prozessbezogene Strukturierung aller Dokumente, kann nun schneller auf relevante Informationen zugegriffen werden.