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Meetingkultur: Tipps für effiziente Besprechungen

Die Anzahl der Meetings hat in unserem Team in den letzten Monaten zugenommen. Ob Stand-up-Meeting, Strategie-Meeting oder operatives Meeting – zunehmend agile Arbeitsweisen und die räumliche Trennung durch Homeoffice führen zu mehr Abstimmungs- und damit auch Zeitbedarf. Damit wir nicht Stunden in überlangen Meetings verbringen, deren Essenz auch in 10 Minuten statt in anderthalb Stunden hätte besprochen werden können, haben wir uns Gedanken über die effiziente Gestaltung unserer Meetings gemacht. Das Ergebnis ist folgende Meetingkultur.

ARTEN VON MEETINGS

Wir unterscheiden mindestens zwei Arten von Meetings: Abstimmungs- und Arbeitsmeetings. Diese sollten sich wenn möglich nicht vermischen, damit die Ziele der Termine klarer und die Auswahl der Zielgruppe einfacher werden.

Abstimmungsmeeting

Immer dann, wenn alle Projektmitglieder auf den selben Stand gebracht werden sollen oder Feedback vom gesamten Projektteam benötigt wird, werden Abstimmungsmeetings durchgeführt. Diese sollten möglichst kurz gehalten werden. Ziel eines Abstimmungsmeetings ist es, alle Projektmitglieder/Teilnehmer auf den aktuellen Stand (des Projektes) zu bringen und Arbeitspakete (mit Termin) zu verteilen.

Arbeitsmeeting

Die eigentliche inhaltliche Arbeit findet in Arbeitsmeetings statt. Hier nehmen nur die Kollegen teil, die auch inhaltlich entscheidend beitragen können, um den Arbeitsfortschritt (im Projekt) voranzubringen. Die Teilnehmeranzahl sollte auf max. 5 Personen begrenzt werden, da sonst zu viele Meinungen zu keinen Ergebnissen führen können.

VORBEREITUNG

Jedes Meeting hat einen Organisator/Meetingleiter. Dieser hat folgende Aufgaben:

  • Versand der Einladung (alternativ wird der Meetingleiter in der Einladung benannt).
  • Festlegung der Zielstellung des Meetings. Diese steht in der Termineinladung. Dabei sollte auch klar werden, um welche Art von Meeting es sich handelt.
  • Auswahl des Ortes: vor Ort/Online/Hybrid/Präsenz (wird ebenfalls im Termin kommuniziert).
  • Agenda: Die Agenda steht in der Termineinladung.
  • Vertretung für das Telefon regeln, wenn das ganze Team involviert ist (z.B. bei Stand-Ups).

Tipp zur Terminplanung: Meetings sollten nie zur vollen Stunde enden (besser hh:15 oder hh:45) um es einfacher zu machen, Pausen zwischen den Meetings zu ermöglichen. Meetings zur konzentrierten, inhaltlichen Arbeit in den Vormittag legen (Stichwort: Mittagstief).

DURCHFÜHRUNG

Allgemeines

Die Meetingleitung ist verantwortlich für die Durchsetzung der Pünktlichkeit.

Wird vom Thema abgeschweift und der rote Faden verloren, werden die Teilnehmer darauf aufmerksam gemacht. Wir nutzen dafür spielerisch, wie beim Fußball, eine gelbe und rote Karte, wobei die rote Karte noch nie zum Einsatz kam. ;)

Jeder Beitrag wird wertgeschätzt und diese Wertschätzung auch ausgedrückt. Das heißt:

  • Ausreden lassen
  • Aktiv mitarbeiten
  • Keine Abqualifikation der Beiträge / Meinungen tolerieren
  • Kritik akzeptieren (Persönliche Kritik wird nicht in der Gruppe geäußert)

Zu jedem Meeting gibt es ein Protokoll. Im Vorfeld/zu Beginn des Meetings wird ein Teilnehmer bestimmt, der das Protokoll führt.

Anfangsphase

Meetings beginnen pünktlich, auch wenn Teilnehmer fehlen. Wer später hinzukommt, bekommt keine Wiederholung. Zu Beginn jedes Meetings werden Ziele und Agenda kurz vorgestellt. Bei längeren Meetings über 1 Stunde beinhaltet die Agenda auch Pausen. Optional: Zu Beginn eines Meetings wird die Zusammenfassung/Ergebnisse des letzten Termins genannt.

Arbeitsphase

  • Zu Beginn eines Meetings offene Aufgaben aus vorherigen Meetings besprechen.
  • Inhalte visualisieren – Bilder sorgen oft für ein besseres Verständnis, gerade bei komplexen Themen.
  • Zurück zum Thema – Wird der rote Faden verloren oder entfacht eine nicht zielführende Diskussion, sollte die Meetingleitung schlichtend eingreifen.

Schlussphase

Meetings enden pünktlich. Jedem Teilnehmenden steht es frei, ein Meeting nach dem festgelegten Ende zu verlassen. Alle vergebenen Aufgaben werden mit Zeitrahmen und Verantwortlichkeiten im Protokoll vermerkt. Offen gebliebene Punkte werden im Protokoll vermerkt und mit einem neuen Termin versehen (evtl. Folgetermin planen). Jedes Meeting endet mit einer kurzen Retro, die vor allem die eingesetzten Methoden und das Ergebnis bewertet.

NACHBEREITUNG

Die Nachbereitung erfolgt durch den Meetingleiter. Dazu gehören folgende Fragen:

  • Was ist gut, was ist weniger gut gelaufen?
  • Welche Techniken haben funktioniert, welche nicht und warum?
  • Wurden alle Spielregeln eingehalten?
  • Kam jeder zu Wort?
  • Wie lief der kreative Austausch?
  • Ist das Ziel in der vorgegebenen Zeit erreicht worden?
  • War das Ziel klug gewählt und verständlich formuliert?
  • Wie war das Feedback der Teilnehmer?
  • Was lässt sich künftig besser machen?

Aufgaben

  • Protokoll ausformulieren/konkretisieren
  • Aufgaben an die Teilnehmer erstellen
  • Protokoll an Teilnehmer verteilen
  • Ggf. Feedback an Auftraggeber
  • Kontrolle/Nachverfolgung der Aufgaben
  • Bei Bedarf Folgetermine abstimmen

Fazit

Wir alle wünschen uns effektive Meetings mit konstruktiven Vorschlägen und zielführenden Ergebnissen. Eine gemeinsam erarbeitete und gelebte Meetingkultur hilft uns dabei. Wichtig sind dabei vor allem eine stringente Agenda und klare Zielstellung. Darüber hinaus sind eine gute Vorbereitung und Kommunikationsregeln entscheidend und nicht zuletzt eine gute Stimmung zwischen den Teilnehmern.

mandy heddergott

marketing manager | coo

mandy.heddergott@intraconnect.de

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